elixForms e QRcode per la dematerializzazione del processo amministrativo

Oggi ti presentiamo una nuova funzione di elixForms: il QR Code di riconoscimento rapido e verifica delle istanze.

Un componente aggiuntivo che permette di generare automaticamente il QR Code identificativo per ogni singola istanza e di gestire più rapidamente le ricerche correlate.
Già utilizzato da diversi enti, tra cui il Comune di Milano e l'Unione Bassa Romagna in occasione di selezioni pubbliche, questo sistema si rivela efficace in tutte quelle situazioni in cui si ha la necessità di identificare velocemente gli utenti e lo stato delle loro domande inoltrate, senza necessità di digitazione. Uno degli impieghi più efficaci è durante l'accesso alle prove di selezione.

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elixForms e QR Code: come funziona

Il sistema genera, per ogni istanza inviata, un codice QR Code univoco e lo inserisce automaticamente nel pdf riepilogativo che l'utente scarica al termine della procedura. Scansionando il codice, gli operatori, muniti di lettore o di smartphone, possono richiamare i dati dell’identità dell'utente, nonché lo stato della domanda per la verifica di corrispondenza con il documento di identità presentato. Esattamente come avviene al gate di imbarco in aeroporto. È possibile quindi per l'utente (o candidato) mostrare la ricevuta anche sullo schermo dello smartphone, o ricordarsi semplicemente a memoria il codice (PNR).

L'operatore che effettua il controllo vedrà richiamati i dati originali del titolare dell'istanza e procederà a cliccare con il check-in.
A questo punto, è possibile impostare cambi di stato, in base ai controlli che l'Ente decide di applicare. Per esempio, agganciando il QR Code alla funzione elixForms Workflow semplice, è possibile verificare lo stato della domanda e, nel caso di candidato non ammesso a una selezione, avere riscontro della non idoneità della stessa.
Inoltre, grazie alla possibilità di gestire turni e orari, l'operatore verifica in tempo reale e con un solo veloce passaggio se l'utente si è presentato nella giusta sessione e, in caso contrario, forza il check-in accettando il candidato.
Allo stesso modo, sarà possibile cercare la domanda e identificare l'utente anche nel caso in cui non avesse potuto stampare una copia del pdf finale, grazie alla funzione di check-in manuale.
Gli utenti, grazie al check in vengono automaticamente inseriti nelle liste dei presenti, o altre configurate.
 

Con il QR Code il processo amministrativo diventa più agile e tutto digitale

I punti di forza della funzione QR Code sono 3:

• Maggiore velocità nel riconoscimento dell'utente e nella verifica delle istanze, grazie a un tempo medio di scansione di pochi secondi.
• Sicurezza e certezza nel riscontro dei dati, che non avviene più solo in modalità manuale, dando all'operatore uno strumento affidabile, ma basato sui dati dell'ente.
• Tracciabilità delle operazioni svolte per eventuali verifiche successive.
• Alimentazione automatica degli elenchi di dei presenti.

Tutto questo rende più efficiente la fase di riconoscimento e verifica delle istanze in tutte quelle situazioni in cui tali operazioni sono necessarie.

Il sistema di QR Code integrato in elixForms può essere impiegato in varie circostanze: dai bandi di selezione alla partecipazione a convegni e corsi di formazione, fino alla verifica dell'identità in caso di presa appuntamenti e/o con integrazioni specifiche (con gestionale pasti, per esempio).

Un sistema utile e versatile che consente di ridurre i costi, grazie alla possibilità di lavorare in modalità full digital.

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