Come scegliere una piattaforma di modulistica digitale per la pubblica amministrazione

La modulistica è il punto di contatto più frequente tra un ente e il cittadino. Ogni istanza, ogni domanda, ogni richiesta di accesso a un servizio passa, ancora oggi nella maggior parte degli enti italiani, da un PDF scaricabile, da uno sportello fisico o da una email. Scegliere la piattaforma giusta per digitalizzare questi processi non è una decisione tecnica di secondo piano: determina quanto rapidamente un ente riesce a erogare servizi, quanto le persone che ci lavorano riescono a essere autonome, e quanto quella trasformazione regge nel tempo, anche quando i fondi PNRR sono esauriti.

Questa guida raccoglie i criteri pratici per valutare e selezionare una piattaforma di modulistica digitale per la pubblica amministrazione, con attenzione ai requisiti di integrazione, agli aspetti normativi e alle variabili spesso sottovalutate nella fase di adozione.

Perché la modulistica è il primo fronte della trasformazione digitale PA

Il Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024–2026 di AgID identifica la digitalizzazione dei procedimenti amministrativi come una delle priorità strutturali del sistema paese. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (artt. 68–69 CAD) formalizza il principio di riuso: le soluzioni sviluppate da un ente devono poter essere adottate da altri, evitando duplicazioni di costi e lavoro.

Eppure nel 2024 molti enti continuano a gestire la raccolta di istanze con moduli PDF non compilabili, email non protocollate automaticamente, fogli Excel usati come database temporanei. Il problema non è di volontà: è spesso di strumenti inadeguati o di esperienze precedenti di adozione fallita.

La scelta della piattaforma deve quindi partire da una domanda concreta: quanti moduli avete oggi, chi li compila, chi li gestisce, e con quali sistemi devono dialogare?

I criteri tecnici per valutare una piattaforma di modulistica

Capacità low-code e autonomia degli uffici

Una piattaforma efficace per la PA non richiede uno sviluppatore per ogni nuovo modulo. Il criterio discriminante è la capacità low-code: i funzionari amministrativi devono poter creare, modificare e pubblicare moduli in autonomia, senza dipendere dall’ufficio IT o da un fornitore esterno per ogni aggiornamento.

Questa autonomia non è un dettaglio di usabilità. È la condizione che permette a un ente di rispondere in tempi brevi a nuove esigenze, come un bando urgente, una variazione normativa o un’emergenza, senza code di sviluppo.

Integrazioni native con le piattaforme abilitanti

Qualsiasi piattaforma valutata deve supportare nativamente le infrastrutture abilitanti nazionali previste dal Piano Triennale AgID:

SPID e CIE per l’autenticazione legale degli utenti, obbligatoria ai sensi del CAD per i servizi ai cittadini
PagoPA per la gestione integrata dei pagamenti nei flussi di istanza
App IO per le notifiche e la comunicazione con il cittadino sul canale mobile
PDND (Piattaforma Digitale Nazionale Dati) per l’interoperabilità semantica tra banche dati PA, in linea con il principio Once Only

L’integrazione con i sistemi di protocollazione informatica è un altro requisito da verificare in fase di valutazione: ogni istanza digitale deve essere protocollata automaticamente nel gestionale documentale dell’ente, senza passaggi manuali intermedi.

Conformità normativa e certificazioni

La qualificazione ACN SaaS è il requisito minimo per acquistare un software cloud in ambito PA attraverso le piattaforme di e-procurement pubblico. Le certificazioni ISO/IEC 27001, 27017 e 27018 sulla sicurezza informatica e la gestione dei dati personali sono indicatori concreti di maturità del fornitore in materia di data governance.

Da valutare anche il modello cloud adottato: datacenter europei garantiscono la sovranità digitale dei dati e l’esclusione dall’applicabilità dell’extraterritoriale CLOUD Act statunitense, un aspetto rilevante per gli enti che trattano dati sensibili dei cittadini.

I criteri organizzativi: adozione, formazione, community

Una piattaforma tecnicamente solida può fallire se l’adozione non è gestita con attenzione. Le esperienze degli enti che hanno completato percorsi di digitalizzazione della modulistica mostrano un pattern ricorrente: il successo non dipende dalla tecnologia, ma dal cambio culturale che riesce a generare.

L’Università di Siena, dopo aver digitalizzato le istanze per le progressioni economiche del personale, ha registrato una soddisfazione media degli utenti di 4,61/5 su 373 domande presentate. Il risultato non è arrivato grazie a corsi di formazione formali, ma attraverso un affiancamento operativo che ha costruito fiducia prima negli strumenti, poi nelle persone che li usano.

I criteri organizzativi da considerare in fase di selezione:

Facilità di onboarding progressivo. La piattaforma deve permettere di iniziare con un singolo processo pilota e scalare senza riprogettare l’architettura.

Disponibilità di una community di riuso. Se altri enti hanno già digitalizzato lo stesso tipo di modulo (domanda di accesso agli atti, iscrizione asilo nido, istanza di contributo), poter riutilizzare quella soluzione riduce il tempo di avvio da settimane a ore.

Supporto al fornitore misurabile. Contratti SLA chiari, canali di assistenza definiti, riferimenti nominali all’interno del team del fornitore.

Come gestire il passaggio dal cartaceo al digitale

La migrazione dalla modulistica cartacea non è un progetto IT: è un progetto organizzativo. Si articola in tre fasi distinte.

Mappatura dei processi esistenti. Prima di digitalizzare occorre censire: quanti moduli esistono, quale ufficio li gestisce, qual è il flusso di lavorazione a valle della compilazione. Questa fase rivela spesso ridondanze, moduli doppi, processi non documentati.

Prioritizzazione per impatto. Non tutti i moduli hanno lo stesso peso. Quelli con alto volume di compilazione (autorizzazioni, iscrizioni, accesso agli atti) o quelli che generano il maggior carico manuale sugli uffici sono i candidati ideali per la prima fase di digitalizzazione.

Gestione del cambio per il cittadino. La transizione deve essere comunicata, non solo implementata. Un modulo digitale accessibile solo con SPID, senza un canale alternativo documentato per chi non dispone di identità digitale, produce esclusione. Le piattaforme più mature offrono flussi multicanale e accessibilità conforme alle Linee guida AgID.

Riuso multiente: la leva post-PNRR

Uno degli errori ricorrenti degli ultimi anni è stato digitalizzare in modo isolato: ogni ente ha costruito il suo sistema, spesso con fondi PNRR, senza prevedere la manutenibilità a lungo termine. Con il termine dei finanziamenti straordinari, molti enti si trovano con soluzioni che non reggono senza risorse dedicate.

Il riuso, normativamente previsto dagli artt. 68–69 CAD, è la risposta strutturale. Un’Unione di Comuni che gestisce 12.000 istanze l’anno su 8 comuni aggregati con un’unica piattaforma condivisa abbatte i costi di gestione, uniforma l’esperienza del cittadino e libera capacità amministrativa negli enti più piccoli. Questo modello è già attivo in diversi contesti della PA italiana.

Il criterio da applicare in fase di selezione: la piattaforma supporta nativamente la logica multiente, con moduli condivisi e configurazioni personalizzabili per ogni ente aderente?

Lista di verifica per la valutazione

Prima di avviare una selezione formale (RdO, gara, convenzione Consip), un responsabile IT o un RTD può usare questo schema di verifica rapida.

Conformità normativa

Qualificazione ACN SaaS attiva
Certificazioni ISO/IEC 27001, 27017, 27018
Datacenter europei (sovranità digitale)

Integrazioni tecniche

SPID e CIE nativi
PagoPA integrato
App IO supportata
Connettori PDND attivi
Integrazione con sistemi di protocollo (Titulus, Folium, Docer, altri)

Autonomia e usabilità

Creazione moduli senza sviluppo custom
Interfaccia accessibile (WCAG 2.1 AA)
Community di riuso con modelli verificati

Scalabilità

Supporto architettura multiente
SLA documentati
Roadmap di prodotto trasparente e aggiornata

Anthesi e elixForms

elixForms è la piattaforma low-code di Anthesi per la modulistica digitale nella pubblica amministrazione italiana. Attiva dal 1995, Anthesi supporta oggi oltre 11 milioni di compilazioni gestite, con una community di più di 30.000 moduli condivisi e riutilizzabili tra enti.

elixForms integra nativamente SPID, CIE, PagoPA, App IO e i principali sistemi di protocollo informatico certificati. È qualificata ACN SaaS, certificata ISO/IEC 27001/27017/27018 e ospitata su infrastruttura OVHcloud con datacenter esclusivamente europei.

Gli enti che vogliono approfondire il progetto o richiedere una valutazione tecnica possono contattare direttamente il team Anthesi.